Taaie teampatronen 

#1 Vergaderingen die te laat beginnen

Herken je dit? De vergadering staat om 10.00 uur gepland. Om 10.00 uur zitten er drie mensen. De rest druppelt binnen met begrijpelijke redenen: een overleg liep uit, nog even koffie halen, snel een telefoontje afmaken. Tien minuten later kan de vergadering beginnen.

Logisch dat dit gebeurt? Ja. Maar als dit structureel gebeurt, kost het niet alleen tijd. Het geeft ook een signaal af: de afgesproken starttijd is blijkbaar niet zo belangrijk.

Is het eenvoudig te veranderen? Niet vanzelf. De meeste teams spreken elkaar er niet op aan en houden zo onbedoeld hetzelfde patroon in stand.

𝗚𝗼𝘂𝗱𝗲𝗻 𝘁𝗶𝗽
Maak van op tijd beginnen een teamafspraak, niet een individuele verantwoordelijkheid. Bespreek samen waarom dit belangrijk is en start consequent op de afgesproken tijd. Ook als nog niet iedereen aanwezig is. Nieuwe patronen ontstaan niet door strengere regels, maar door consequent nieuw gedrag.

#2 Overleggen die eindeloos uitwaaieren

Herken je dit? Je team overlegt wekelijks om af te stemmen en besluiten te nemen, maar het gesprek dwaalt steeds af. Er komen details, voorbeelden en nieuwe onderwerpen bij. Iedereen levert een waardevolle bijdrage, maar aan het eind van het overleg is er nog steeds geen besluit. En dus staat hetzelfde punt volgende week opnieuw op de agenda.

Logisch dat dit gebeurt? Ja. Teamleden willen voorkomen dat belangrijke informatie over het hoofd wordt gezien. Daardoor krijgt de discussie steeds meer zijpaden en raakt het gezamenlijke doel uit beeld.

Is het eenvoudig te veranderen? Niet vanzelf. Zolang niet helder is welk besluit genomen moet worden, blijft het team onbewust ruimte maken voor steeds meer informatie en steeds nieuwe invalshoeken.

𝗚𝗼𝘂𝗱𝗲𝗻 𝘁𝗶𝗽
Begin ieder overleg met één vraag: "Welk besluit willen we aan het einde van dit overleg hebben genomen?" Dat geeft focus. Teamleden kunnen hun bijdrage daarop afstemmen én elkaar helpen om bij de kern te blijven. Nieuwe patronen ontstaan als het gezamenlijke doel leidend wordt.

#3 Telefoons die afleiden tijdens het overleg

Herken je dit? Tijdens een overleg pakt iemand regelmatig zijn telefoon. Misschien om iets op te zoeken, misschien om een bericht te beantwoorden. Je weet het niet. Ondertussen merk je dat de aandacht in de ruimte verslapt. Niet alleen van degene met de telefoon, maar ook van de rest van het team.

Logisch dat dit gebeurt? Ja. Soms is een telefoon juist handig: om informatie op te zoeken of een dringend bericht te beantwoorden. Maar als niet duidelijk is wanneer dat wel of niet passend is, ontstaat afleiding. En dat gaat ten koste van de kwaliteit van het gesprek.

Is het eenvoudig te veranderen? Niet vanzelf. Zolang het team geen gezamenlijke afspraak maakt, blijft iedereen zelf bepalen wanneer een telefoon erbij hoort. En precies dát houdt het patroon in stand.

𝗚𝗼𝘂𝗱𝗲𝗻 𝘁𝗶𝗽
Maak met elkaar één heldere afspraak over telefoongebruik tijdens overleggen. Bijvoorbeeld: telefoons blijven uit beeld, tenzij het overleg er beter van wordt of er sprake is van een dringende situatie. Zo hoeft niemand zich af te vragen wat wel of niet acceptabel is en kan de aandacht weer naar het gesprek.

#4 Ja zeggen, nee doen

Herken je dit? Aan het einde van een overleg vraag je: "Is iedereen het hiermee eens om dit te gaan doen?” Een aantal zeggen ja, sommigen knikken. Maar na een paar weken is er nog weinig gedaan.

Logisch dat dit gebeurt? Ja. Teamleden kunnen veel redenen hebben niets te doen. Geen nee durven zeggen, omdat anderen al ja gezegd hebben. Er later achter komen dat ze het toch niet zo’n goed besluit vinden. Het een prima besluit vinden, maar de uitvoering bij een andere collega vinden horen.

Is het eenvoudig te veranderen? Niet vanzelf. In veel teams worden besluiten, onbewust, te impliciet genomen. We denken dat we duidelijk zijn geweest, maar niet iedereen heeft het zo begrepen of voelt zich verantwoordelijk voor de uitvoering.

𝗚𝗼𝘂𝗱𝗲𝗻 𝘁𝗶𝗽
Vat het besluit kort samen en vraag daarna iedereen expliciet "Kun jij je hieraan verbinden: ja of nee?" Pas als iedereen bewust positie kiest, wordt het een gezamenlijk besluit. Na met elkaar hardop ja zeggen, wordt de kans op ja doen veel groter.

#5 Iedereen heeft een mening

Herken je dit? Een belangrijk besluit wordt besproken. "Ik vind dat we dit moeten doen." "Ik zie het toch anders." "Volgens mij werkt dat niet." Iedereen deelt zijn mening, het overleg is levendig, maar een besluit blijft uit.

Logisch dat dit gebeurt? Ja. Als het gezamenlijke doel niet helder is, kijken mensen vanzelf vanuit hun eigen ervaring en voorkeur. Alle perspectieven kunnen waardevol zijn, maar samen brengen ze het team niet automatisch verder.

Is het eenvoudig te veranderen? Niet vanzelf. Zonder een gedeeld doel verandert het gesprek al snel in een uitwisseling van persoonlijke meningen, in plaats van een gezamenlijke zoektocht naar de beste oplossing.

𝗚𝗼𝘂𝗱𝗲𝗻 𝘁𝗶𝗽
Begin niet met de discussie, maar met het gezamenlijke doel. Vraag eerst: "Waar moet dit besluit aan bijdragen?" Pas als iedereen hetzelfde doel voor ogen heeft, worden meningen bijdragen aan het resultaat in plaats van standpunten die tegenover elkaar staan. Dat kost aan het begin misschien een paar minuten extra, maar levert uiteindelijk veel betere besluiten op.

#6 Die ene die zo weinig zegt

Herken je dit? Je team bestaat uit mensen met verschillende kennis en ervaring. Toch zijn het tijdens overleggen steeds dezelfde collega's die het woord voeren. Anderen blijven opvallend stil, terwijl zij ook waardevolle inzichten hebben.

Logisch dat dit gebeurt? Ja. Hoe meer de één spreekt, hoe minder ruimte de ander ervaart om iets in te brengen. En hoe stiller iemand wordt, hoe gemakkelijker anderen het gesprek overnemen. Zo houdt het team het patroon onbewust zelf in stand.

Is het eenvoudig te veranderen? Niet vanzelf. Zelfs als iemand zich voorneemt om deze keer wél iets te zeggen, neemt het bestaande patroon het vaak alweer over zodra het overleg begint.

𝗚𝗼𝘂𝗱𝗲𝗻 𝘁𝗶𝗽
Gebruik eens een 𝘵𝘢𝘭𝘬𝘪𝘯𝘨 𝘴𝘵𝘪𝘤𝘬: een pen of stift die bepaalt wie aan het woord is. Wie de stift vasthoudt, spreekt. Daarna geeft hij of zij de stift bewust door aan een ander. Het voelt misschien wat onwennig, maar het vertraagt het gesprek nét genoeg om iedereen de ruimte te geven een bijdrage te leveren. En juist daardoor ontstaat een nieuw patroon: iedereen doet mee en alle kennis in het team komt op tafel.
Vind je een talking stick te ongemakkelijk? Maak dan simpelweg de afspraak dat iedereen eerst één keer aan het woord komt voordat iemand een tweede bijdrage levert.

#7 Ze pakken geen eigenaarschap

Herken je dit? Je hebt een ervaren team met veel kennis en vakmanschap. Toch kijken teamleden bij nieuwe vragen of besluiten steeds naar jou. Terwijl je denkt: "𝘋𝘪𝘵 𝘬𝘶𝘯𝘯𝘦𝘯 𝘫𝘶𝘭𝘭𝘪𝘦 𝘱𝘳𝘪𝘮𝘢 𝘻𝘦𝘭𝘧".

Logisch dat dit gebeurt? Ja. In een nieuw team is het nodig dat de leidinggevende richting geeft en mee besluiten neemt. Maar als het team groeit, verandert die rol. De uitdaging is voor zowel de leidinggevende als de teamleden om hun nieuwe rol te pakken, het is veel makkelijker om op de bekende manier door te gaan.

Is het eenvoudig te veranderen? Niet vanzelf. Het team blijft vragen stellen. De leidinggevende blijft antwoord geven. Daarmee wordt bevestigd dat belangrijke besluiten toch via de leidinggevende lopen. Zo houden team en leidinggevende samen het patroon in stand.

𝗚𝗼𝘂𝗱𝗲𝗻 𝘁𝗶𝗽
Ga eens bewust op je handen zitten. Niet omdat je het antwoord niet weet, maar omdat je wil dat het team leert het zelf te vinden. Vraag terug: "Wat denken jullie zelf dat een goede volgende stap is?" Hoe vaker je ruimte geeft, hoe vaker het team die ruimte ook gaat nemen. En dan ontstaat stap voor stap echt eigenaarschap bij de teamleden.

#8 Altijd die weerstand tegen verandering

Herken je dit? Een verandertraject komt eraan. Je hebt uitgelegd waarom de verandering nodig is, hoe het traject eruitziet en wat het gaat opleveren. Iedereen begrijpt het. Iedereen lijkt het ermee eens. Maar zodra de uitvoering begint, klinkt steeds vaker: "Ja, maar..." Waarom doen ze nou niet gewoon mee?

Logisch dat dit gebeurt? Ja. Bij verandering kijken we vooral naar wat het gaat opleveren. Maar iedere verandering betekent óók dat er iets verloren gaat. Een werkwijze die vertrouwd was. Een rol die goed voelde. Iets waar mensen waarde aan hechtten. En juist dat verlies krijgt vaak weinig aandacht.

Is het eenvoudig te veranderen? Niet vanzelf. De logische reflex is al snel: de weerstand moet weg. Dus leggen we nog een keer uit waarom de verandering nodig is. Maar daarmee luisteren we niet naar wat er onder de weerstand zit.

𝗚𝗼𝘂𝗱𝗲𝗻 𝘁𝗶𝗽
Zie weerstand niet als lastig gedrag, maar als informatie. Luister naar de "ja, maar...". Misschien zit er belangrijke informatie in. En soms is erkenning al genoeg: dit was een goede manier van werken en we gaan het nu anders doen. Als het verlies er mag zijn, ontstaat er ruimte voor het nieuwe.

#9 Fouten komen niet op tafel

Herken je dit? Je zegt als leidinggevende: “Fouten maken mag. Ik wil juist weten wat er misgaat, zodat we ervan kunnen leren.” Toch worden fouten in de praktijk onder het tapijt geveegd, gebagatelliseerd of achter de schermen opgelost.

Logisch dat dit gebeurt? Ja. Een fout toegeven voelt kwetsbaar. Het kan voelen alsof je niet goed genoeg bent in je werk. Dus neig je er snel naar om de fout kleiner te maken of helemaal niet te vertellen. 

Is het eenvoudig te veranderen? Niet vanzelf. Je kunt wel zeggen dat fouten mogen, maar daarmee verandert het patroon niet. Mensen kijken vooral naar wat er gebeurt nadat iemand een fout op tafel legt.

𝗚𝗼𝘂𝗱𝗲𝗻 𝘁𝗶𝗽

Begin bij jezelf. Deel als leidinggevende regelmatig een eigen fout: wat ging er mis, wat deed dat met je en vooral: wat heb jij of wat hebben jullie ervan geleerd? Zo laat je zien dat fouten niet het einde van een gesprek zijn, maar het begin van leren. En juist door fouten bespreekbaar te maken, groeit het vertrouwen.

#10 Diversiteit is gedoe

Herken je dit? Je hebt bewust een divers team samengesteld. Verschillende kennis, ervaring en perspectieven. Dat zou tot betere resultaten moeten leiden. Maar in de praktijk levert het vooral... gedoe op.

Logisch dat dit gebeurt? Ja. Diversiteit betekent verschil. En verschil voelt niet altijd prettig. We voelen ons nu eenmaal sneller verbonden met mensen die denken zoals wij. Bij een ander perspectief ligt een oordeel al snel op de loer: "𝘋𝘢𝘵 𝘴𝘭𝘢𝘢𝘵 𝘯𝘦𝘳𝘨𝘦𝘯𝘴 𝘰𝘱" of "𝘏𝘪𝘫 𝘣𝘦𝘨𝘳𝘪𝘫𝘱𝘵 𝘩𝘦𝘵 𝘨𝘦𝘸𝘰𝘰𝘯 𝘯𝘪𝘦𝘵".

Is het eenvoudig te veranderen? Niet vanzelf. Echt luisteren naar een ander geluid vraagt nieuwsgierigheid én de bereidheid je eigen oordeel even uit te stellen. Dat klinkt eenvoudig. Maar in een team gebeurt dat niet automatisch.

𝗚𝗼𝘂𝗱𝗲𝗻 𝘁𝗶𝗽
Organiseer eens een overleg waarin juist de verschillen op tafel moeten komen. Kies een vraagstuk dat vanuit zoveel mogelijk perspectieven bekeken kan worden. Spreek af: geen “𝘫𝘢, 𝘮𝘢𝘢𝘳” en geen “𝘥𝘢𝘵 𝘬𝘢𝘯 𝘯𝘪𝘦𝘵”. Niemand hoeft gelijk te krijgen. Het doel is om nieuwsgierig te zijn naar wat je nog niet had gezien. Hoe vaker je dit oefent, hoe meer ruimte er ontstaat voor verschillende perspectieven. En dát is waar diversiteit waarde krijgt.

#11 Roddel bij de koffieautomaat

Herken je dit? Je team bestaat uit ervaren professionals. Individueel levert iedereen goed werk. Maar zodra het team samenkomt, voel je spanning. De samenwerking loopt stroef en echte gesprekken worden vermeden. Behalve bij de koffieautomaat. Daar weten teamleden elkaar wél te vinden. En worden irritaties over collega's uitgebreid besproken.

Logisch dat dit gebeurt? Ja. Als spanning in het team niet rechtstreeks besproken wordt, zoekt die spanning een andere uitweg. Bijvoorbeeld door bondgenoten te zoeken en samen over anderen te praten. Dat voelt misschien verbindend, maar maakt de samenwerking er zelden beter op.

Is het eenvoudig te veranderen? Niet vanzelf. Een groep professionals is nog niet automatisch een team. Ook een team moet leren omgaan met verschillen, spanning en gedoe. En dat vraagt om een gezamenlijk doel dat belangrijker is dan individuele belangen.

𝗚𝗼𝘂𝗱𝗲𝗻 𝘁𝗶𝗽
Maak het gezamenlijke doel concreet. Niet: 𝘸𝘦 𝘸𝘪𝘭𝘭𝘦𝘯 𝘨𝘰𝘦𝘥 𝘴𝘢𝘮𝘦𝘯𝘸𝘦𝘳𝘬𝘦𝘯, maar: 𝘸𝘦𝘭𝘬 𝘳𝘦𝘴𝘶𝘭𝘵𝘢𝘢𝘵 𝘮𝘰𝘦𝘵𝘦𝘯 𝘸𝘦 𝘴𝘢𝘮𝘦𝘯 𝘣𝘦𝘳𝘦𝘪𝘬𝘦𝘯 𝘦𝘯 𝘸𝘢𝘵 𝘩𝘦𝘣𝘣𝘦𝘯 𝘸𝘦 𝘥𝘢𝘢𝘳𝘷𝘰𝘰𝘳 𝘷𝘢𝘯 𝘦𝘭𝘬𝘢𝘢𝘳 𝘯𝘰𝘥𝘪𝘨? Bespreek dat regelmatig met elkaar. Een helder gezamenlijk doel helpt teamleden om elkaar niet als lastige collega, maar als noodzakelijke en waardevolle partner te zien.

#12 Een grap als het spannend wordt

Herken je dit? Je hebt een belangrijk overleg met je team. Ongemakkelijke perspectieven komen op tafel. Er moet een spannend besluit worden genomen. De spanning stijgt. En dan maakt iemand een grap” "Zo, nou moeten alle neuzen dezelfde kant op. Zullen we allemaal naar de deur kijken?" Gelach. Spanning weg. Maar daarmee is het lastige gesprek ook even van tafel.

Logisch dat dit gebeurt? Ja. Humor helpt ons om spanning draaglijk te maken. Het haalt ons even weg van het ongemak, van het niet weten of van de mogelijkheid dat we het fout hebben. Maar soms is juist die spanning nodig om samen tot een goed besluit te komen.

Is het eenvoudig te veranderen? Niet vanzelf. Humor is waardevol. Het kan verbinden en de sfeer lichter maken. De uitdaging is te herkennen wanneer humor helpt en wanneer het team ermee wegvlucht van wat er echt besproken moet worden.

𝗚𝗼𝘂𝗱𝗲𝗻 𝘁𝗶𝗽
Reageer niet geïrriteerd op de grap. Blijf mild en breng de aandacht rustig terug naar het gesprek. En als dat niet lukt, benoem wat er gebeurt: ”Dit is een spannend besluit. Misschien is het logisch dat we even willen lachen. Maar we moeten dit gesprek wel voeren." Als spanning iets wordt van het hele team, hoeft niemand die meer alleen te dragen.

#13 Steeds harder praten

Herken je dit? Een belangrijk onderwerp staat op de agenda. Naarmate het gesprek vordert, worden de stemmen steeds luider. Iedereen wil zijn standpunt laten horen, maar ondertussen hoort niemand de ander meer.

Logisch dat dit gebeurt? Ja. Als iets belangrijk voor je is, lopen de emoties op. Enthousiasme, boosheid of spanning: je adrenaline stijgt en dat zorgt ervoor dat je steeds harder gaat praten. Dat heeft effect op de rest.

Is het eenvoudig te veranderen? Niet vanzelf. Een luide stem kan dominant of aanvallend overkomen. De ander reageert geïrriteerd en gaat óók harder praten of valt juist stil. Zo versterkt het team het patroon met elkaar.

𝗚𝗼𝘂𝗱𝗲𝗻 𝘁𝗶𝗽
Zie het harde praten niet als het probleem, het probleem is dat jullie elkaar niet meer horen. Maak daarom een teamafspraak: wordt het volume te hoog, dan steekt iemand zijn hand op en benoemt dat. Niet als kritiek, maar als signaal: “Volgens mij horen we elkaar niet meer.” In het begin misschien ongemakkelijk, maar na verloop van tijd wordt het steeds vanzelfsprekender. Minder volume. Meer luisteren. Meer resultaat.

#14 Hulp vragen is moeilijk

Herken je dit? Je hebt een team met hardwerkende, zelfstandige professionals. Iedereen doet zijn werk goed. Maar voor sommige resultaten heb je elkaar nodig om het beter te maken. En juist die samenwerking komt maar moeilijk op gang. Want hulp vragen? Dat gebeurt nauwelijks.

Logisch dat dit gebeurt? Ja. Hulp geven voelt goed, maar hulp vragen is vaak veel lastiger. Je wil controle houden. Je wil een ander niet lastigvallen. Of je denkt: 𝘪𝘬 𝘮𝘰𝘦𝘵 𝘥𝘪𝘵 𝘵𝘰𝘤𝘩 𝘨𝘦𝘸𝘰𝘰𝘯 𝘻𝘦𝘭𝘧 𝘬𝘶𝘯𝘯𝘦𝘯?

Is het eenvoudig te veranderen? Niet vanzelf. Professionals zijn gewend zelfstandig te werken en hechten aan hun autonomie. Hulp vragen betekent dat je die zelfstandigheid even loslaat. Zo kan een team vol sterke professionals toch kansen op samenwerking laten liggen.

𝗚𝗼𝘂𝗱𝗲𝗻 𝘁𝗶𝗽
Maak samenwerking onderdeel van het werk. Spreek af dat je grotere of complexe taken samen oppakt. Bespreek daarna wat de samenwerking heeft opgeleverd en vier de successen. Als leidinggevende kun je steeds het gezamenlijke belang benadrukken: elkaar hulp vragen en samenwerken levert de best mogelijke resultaten voor het team.

#15 Welk teampatroon herken jij?

Overal waar mensen samenwerken ontstaan teampatronen. Terugkerende manieren waarop teamleden met elkaar communiceren en op elkaar reageren. Vaak onbewust. En meestal met de beste bedoelingen. Dat hoeft geen probleem te zijn.

Totdat het patroon de resultaten in de weg zit. Dan ontstaat er gedoe. Besluiten blijven liggen, samenwerking stokt of resultaten blijven achter. En dan is het verleidelijk om te kijken naar degene die lastig doet. Maar een teampatroon ontstaat nooit door één persoon.

Teamleden houden het samen in stand. Daarom helpt het om als leidinggevende uit te zoomen. Niet alleen kijken naar wat er gebeurt, maar vooral naar wat jullie steeds opnieuw met elkaar doen:
👉 Wie neemt het over? En wie trekt zich dan terug?
👉 Wie stellen steeds dezelfde vraag?
👉 Wie gaan harder praten? En wie blijft dan stil?
👉 Wie zeggen ja, maar doen nee?
Het herkennen van zo’n patroon is vaak lastig. Juist omdat het vanzelfsprekend is geworden. Maar daar begint verandering.

𝗚𝗼𝘂𝗱𝗲𝗻 𝘁𝗶𝗽
Kijk de komende weken eens met een andere bril naar je team:
Niet: Wie doet hier moeilijk?
Maar: Welk patroon herhalen wij steeds met elkaar?
En vooral: Helpt dit patroon ons om het gewenste resultaat te bereiken?
Dat is misschien wel de belangrijkste eerste stap naar het doorbreken van een taai teampatroon.

𝗪𝗲𝗹𝗸 𝗽𝗮𝘁𝗿𝗼𝗼𝗻 𝗵𝗲𝗿𝗸𝗲𝗻 𝗷𝗶𝗷 𝗶𝗻 𝗷𝗼𝘂𝘄 𝘁𝗲𝗮𝗺?

#16 Te aardig zijn voor elkaar

Herken je dit? Je hebt een gezellig team. Iedereen is aardig voor elkaar en de sfeer is goed. Maar echt alles zeggen? Liever niet. Een kritische vraag, een afwijkende mening of een tegengeluid kan de harmonie verstoren. Dus houden mensen zich soms in. En daarmee blijft waardevolle kennis onbenut.

Logisch dat dit gebeurt? Ja. Een goede sfeer is belangrijk. Niemand wil ruzie of gedoe. Dus denk je al snel:
- 𝘈𝘭𝘴 𝘪𝘬 𝘥𝘪𝘵 𝘻𝘦𝘨, 𝘸𝘰𝘳𝘥𝘵 𝘩𝘦𝘵 𝘮𝘪𝘴𝘴𝘤𝘩𝘪𝘦𝘯 𝘰𝘯𝘨𝘦𝘮𝘢𝘬𝘬𝘦𝘭𝘪𝘫𝘬.
- 𝘚𝘵𝘳𝘢𝘬𝘴 𝘷𝘪𝘯𝘥𝘦𝘯 𝘻𝘦 𝘮𝘦 𝘭𝘢𝘴𝘵𝘪𝘨.
- 𝘔𝘪𝘴𝘴𝘤𝘩𝘪𝘦𝘯 𝘰𝘯𝘵𝘴𝘵𝘢𝘢𝘵 𝘦𝘳 𝘸𝘦𝘭 𝘦𝘦𝘯 𝘤𝘰𝘯𝘧𝘭𝘪𝘤𝘵.

Is het eenvoudig te veranderen? Niet vanzelf. Het team kan elkaar onbewust bevestigen in het vermijden van spanning. Hoe minder mensen zich uitspreken, hoe veiliger het lijkt om dat ook niet te doen. Zo blijft de harmonie behouden, maar laat je als team wel kansen liggen.

𝗚𝗼𝘂𝗱𝗲𝗻 𝘁𝗶𝗽
Wil je meer tegengeluid? Maak het dan eens expliciet onderdeel van het gesprek. Probeer in je volgende overleg een anti-brainstorm: bedenk met elkaar hoe je een plan volledig kunt laten mislukken. Hoe erger, hoe beter. Iedereen mag losgaan. Zo komen juist de twijfels, risico’s en tegengeluiden op tafel. En die kun je daarna gebruiken om het plan sterker te maken. Je zult versteld staan van wat er op tafel komt. Een goede sfeer is fijn. Maar echte samenwerking vraagt soms ook om een beetje ongemak.